Een vertrouwenspersoon: veilig punt bij grensoverschrijdend gedrag
Een veilige werkomgeving is voor werknemers een recht en voor werkgevers een plicht vanuit de Arbowet. Zeer actueel zijn momenteel grensoverschrijdende gedragingen die zorgen voor een onveilige werkomgeving en een hoge psychosociale belasting. Een vertrouwenspersoon speelt hier een belangrijke rol .
Vertrouwenspersoon waarom beter buiten het bedrijf?
In elk bedrijf worden gevoelens als kleinerende opmerkingen, seksuele intimidatie, agressie en pesten ervaren. Het zijn problemen waar een werknemer moeilijk over praat en letterlijk ziek van kan worden. Ervaringen die de sfeer in een bedrijf kunnen verpesten en waarvan de manager graag op de hoogte is. Vaak is het leed dan al geschied: de werknemer zit ziek thuis en de sfeer op het werk is geheel verstoord met alle schade tot gevolg. Een bedrijf kiest al snel voor een joviale collega op het werk als vertrouwenspersoon. Echter wordt het loon van deze persoon door de werkgever betaald en vervolgens vaak als niet betrouwbaar ervaren. Resultaat is dat een werknemer niet snel over problemen met een interne vertrouwens persoon zal praten.
Stel u ontvangt een medling van grensoverschrijdend gedrag.
U ontvangt een melding en nadat u van de schrik bent bekomen, vraagt u zich af wat er nu eigenlijk van u wordt verwacht. Een melding van grensoverschrijdend gedrag dient een werkgever altijd serieus te nemen. Vaak blijft een dergelijke klacht liggen omdat de werkgever het te druk heeft met de onderneming of wordt de klacht opgepakt door een niet professionele bemiddelaar. Hierdoor wordt het probleem nog verder vergroot door te weinig ervaring met professionele gesprekstechnieken en strategieën. Vaak is er daarnaast onvoldoende kennis van het arbeids- en strafrecht. Beter is als een werknemer zich richt tot een externe professionele en neutrale vertrouwenspersoon. Samen bepalen zij wat de beste weg is om het probleem bespreekbaar te maken.
Wat gebeurt er na een melding bij een vertrouwenspersoon?
Neemt een werknemer contact op met onze vertrouwenspersoon dan treft hij/zij een arbeidsjurist/mediator met ruime ervaring in arbeidsconflicten, die de zaak vanuit een neutraal standpunt bekijkt. Het probleem wordt zowel vanuit de menselijke kant als het juridisch kader bekeken. In eerste instantie wordt in een mediation het probleem aangepakt: een gesprek waarbij het probleem in goed overleg en wederzijds begrip, geheimhouding en respect wordt opgelost. Beide partijen kunnen daarna weer verder met het leven en de schade is beperkt: geen langdurig ziekteverzuim of verstoorde arbeidssfeer op de werkvloer. Op deze wijze werkt u aan een goede werksfeer en houdt u de werknemers duurzaam inzetbaar.
– Op welke wijze komt een vertrouwenspersoon in beeld?
2 settle helpt u met het opstellen van een protocol. Dit houdt in dat voor al uw werknemers duidelijk is wat zij kunnen doen in het geval er behoefte is aan een gesprek met een vertrouwenspersoon. Werknemers ontvangen het protocol bij het aangaan van een arbeidscontract, maar het ligt ook ter inzage op een voor alle werknemers vrij toegankelijke plek. Daarnaast kan een bedrijf ons certificaat bij de ingang van het bedrijf hangen. Op dit certificaat is duidelijk vermeld dat het bedrijf is voorzien van een vertrouwenspersoon met vermelding van het telefoonnummer waar een melding kan worden gedaan. Dit certificaat siert uw bedrijf: dit bedrijf is er voor de werknemers. Daarnaast zorgt het certificaat dat werknemers op de hoogte zijn van het bestaan van een vertrouwenspersoon. Uw bedrijf voldoet aan de huidige eisen en werknemers voelen zich beschermd. De werknemer kan zelf contact zoeken met de vertrouwenspersoon. Samen zullen zij de verdere regie bepalen om het probleem verder aan te pakken.
– Wat doet de vertrouwenspersoon na een melding?
planning van een eerste intake gesprek
Zo snel mogelijk na de melding planned de vertrouwenspersoon een intake gesprek . In dit gesprek wordt de werknemer een luisterend oor geboden en een te volgen traject bepaald. Het traject kan bestaan uit een gesprek met de leidinggevende, maar in andere zwaardere gevallen kan een integriteitsonderzoek worden voorgesteld. De vertrouwenspersoon zal contact opnemen met de werkgever voor zover dit de organisatie van het verdere verloop betreft. Voor wat betreft de inhoud van de medling valt de vertrouwenspersoon onder absolute geheimhouding.
Integriteitsonderzoek na de intake
In bepaalde, meestal zwaardere gevallen kan nader onderzoek naar ongewenst gedrag of niet-integer handelen wenselijk zijn. Niet alleen is het van belang om alle feiten en omstandigheden helder te hebben, maar het doen van onderzoek geeft ook naar degenen binnen de organisatie aan dat dergelijk gedrag niet geaccepteerd wordt en niet zonder consequenties blijft. Het onderzoek bestaat uit een drietal fases. De Onderzoeksfase Alle relevante informatie wordt verzameld om een zo helder mogelijk beeld te schetsen van hetgeen is voorgevallen. Hiervoor worden brieven, e-mails, maar ook bijvoorbeeld relevante telefoon- of Whatsappberichten opgevraagd aan de betrokkenen. Aan de hand van wet- en regelgeving wordt vervolgens het juridisch kader geschetst en wordt er vormgegeven aan het dossier. De Gespreksfase Hierna worden er gesprekken gevoerd met alle betrokken personen, niet alleen om aanvullende informatie te verzamelen, maar vooral ook in het kader van hoor en wederhoor. Daarnaast is het in deze fase van belang om te achterhalen of partijen open staan om in mediation of coaching tot een oplossing te komen, of dat dit station is gepasseerd. In het laatste geval zal en er samen met de vertrouwenspersoon worden gekeken naar andere oplossingsmogelijkheden, doorverwijzingen of eventueel te nemen juridische stappen. De Adviserende fase Wanneer alle informatie verzameld, geanalyseerd en helder is, brengt de vertrouwenspersoon een schriftelijk advies uit aan de leidinggevende/werkgever. In dit advies word aangegeven op welke manier het conflict opgelost kan worden en hoe de volgende stappen in dit traject zullen worden vormgegeven. Alle te volgen trajecten (coaching, mediation, juridische bijstand of doorverwijzingen) worden bij de vertrouwenspersoon gevolgd, of door een van onze andere mediators, juristen of coaches begeleidt. Het uiteindelijke doel is dat betrokkenen de situatie oplossen in samenwerking met de vertrouwenspersoon, en zo -beiden- wederkeren in een sociaal veilig arbeidsklimaat.
Gesprekslocatie
Het is van belang dat de gesprekken met de vertrouwenspersoon plaatsvinden in een neutrale omgeving, op een plek waar de werknemer zich veilig voelt en waar met het oog op privacy een discreet gesprek gevoerd kan worden. De gesprekken met de vertrouwenspersoon vinden bij voorkeur op ons eigen kantoor plaats. Wanneer uw bedrijf zelf voorziet in een dergelijke plek/ruimte, kunnen de gesprekken met de vertrouwenspersoon ook binnen uw eigen organisatie plaatsvinden.
mediationtraject na melding
Soms is een luisterend oor voldoende, vaker is het verstandig om een gesprek te starten. Meestal zal een gesprek plaatsvinden in de vorm van mediation met partijen die betrokken zijn bij de melding. Partijen kiezen samen een mediator, in de meeste gevallen is dit de vertrouwenspersoon, maar kan ook een andere mediator binnen ons kantoor zijn. In alle gevallen kunt u zich verzekerd voelen van een neutrale persoon met ruime kennis van het arbeidsrecht.Al onze vertrouwenspersonen zijn gespecialiseerd in het oplossen van conflicten op een professionele, menselijke manier. De vertrouwenspersoon is er als luisterend oor voor uw werknemer, maar biedt ook ondersteuning bij het bespreekbaar maken van het probleem binnen de onderneming. Het inroepen van een externe jurist is hierbij niet nodig, deze expertise heeft een 2settle vertrouwenspersoon zelf in huis. Mediation blijkt al jaren een voordelig en betrouwbaar middel om tot oplossingen te komen. De oplossing kan voor een werknemer worden gevonden in een doorstart in eigen functie of andere functie binnen het bedrijf. Van belang is dat de kwestie goed wordt opgelost waarbij soms de beste oplossing is dat de werknemer in goed overleg het bedrijf verlaat. In mediation wordt een goede vaststellingsovereenkomst (VSO) opgesteld. U kunt ervan op aan dat onze bedrijfsjuristen hier na jaren ervaring het beste voor werknemer en -gever van maken.
Coaching
Er zijn gevallen waar de algehele werksfeer een opkikker kan gebruiken. In deze gevallen kan 2 settle een bedrijfscoaching aanbieden. Ook op dit vlak heeft 2 settle goede ervaringen. Een bedrijfscoaching waarbij werknemers binnen het eigen bedrijf of op externe locatie elkaar op een geheel andere wijze leren kennen en daardoor in de toekomst met meer plezier en respect naar het werk gaan. Waarschijnlijk met minder verzuim tot gevolg. Niet overbodig is te vermelden dat dergelijke coachingsdagen ook als jaarlijks bedrijfsuitje bij ons geboekt kunnen worden. 2 settle is druk bezig met het bouwen van een eigen locatie met tal van mogelijkheden. Uw coaching wordt geheel naar eigen wens en inzicht samen met ons ingericht. U zult een jaarlijks uitje met enorme meerwaarde ervaren.Wij informeren u graag verder hierover.
Taken en bevoegdheden vertrouwenspersoon
De taken zijn onder te verdelen in vier hoofdthema’s: 1. Opvang en begeleiding van werknemers die geconfronteerd zijn met grensoverschrijdend gedrag; 2. Analyseren van de omvang van het probleem; 3. Voorlichten en informeren van werknemers over de werkwijze van de vertrouwenspersoon; 4. Management adviseren en/of trainen in het omgaan en voorkomen van ongewenst gedrag. De vertrouwenspersoon heeft bevoegdheden om gesprekken te voeren: 1. Hij mag de directie gevraagd en ongevraagd advies geven over eventuele patronen die hij ziet; 2. De vertrouwenspersoon mag de werknemer doorverwijzen naar een andere (externe) vertrouwenspersoon; 3. Hij heeft geheimhouding, maar als een zaak voor de rechter komt, moet hij wel openheid van zaken geven. 4. Wanneer nodig kan de vertrouwenspersoon een (integriteits)onderzoek starten.
Kosten
Een sociaal veilige werkomgeving moet voor iedereen toegankelijk en betaalbaar zijn. Daarom zitten onze kosten onder het marktconforme tarief. U kunt bij ons kiezen voor een jaarabonnement, waarbij wordt gerekend met een bedrag van € 10,- per werknemer (exclusief btw). In dit jaarabonnement zit: – Eén gratis gesprek per werknemer van maximaal 1 uur; – Een op maat gemaakt protocol voor het benaderen van een vertrouwenspersoon, dat aanhangig kan worden gemaakt aan de reeds bestaande arbeidsovereenkomst; – Telefonische beschikbaarheid van onze vertrouwenspersonen; – Stickers voor in uw bedrijf, met de contactgegevens van de vertrouwenspersoon erop. Dit zorgt voor een laagdrempelige manier om de vertrouwenspersoon te kunnen benaderen. kosten voor onze overige diensten/trajecten Wanneer de situatie vraagt om verder onderzoek, een mediation- of coachingstraject, bedragen de kosten hiervoor € 150 per uur, exclusief btw. Al onze vertrouwenspersonen zijn tevens jurist mediator, geregistreerd bij het Mfn. In het kader van neutraliteit kan de mediation/coaching dus ook plaatsvinden bij een van onze andere vertrouwenspersonen. Wanneer er juridisch advies of juridische bijstand nodig is rekenen wij een tarief van € 170 per uur (exclusief btw). Onze arbeidsjuristen kunnen werkgevers en werknemers adviseren over de situatie en te nemen stappen. Reiskosten Wanneer de gesprekken met de vertrouwenspersoon binnen uw eigen bedrijf plaatsvinden, hanteren wij een reiskostentarief van €0,19 per kilometer. Voor meer vragen omtrent onze trajecten, diensten of advies, kunt u onze website bezoeken, of direct telefonisch contact opnemen met een van onze medewerkers. Website : 2settle-mediators-juristen.nl/2Trust Telefoonnummer: 045-205 82 11 2Trust vertrouwenspersonen, beveilig uw bedrijf.